Muito se fala sobre administrar departamentos jurídicos corporativos como “negócios dentro do negócio”, mas isso é difícil de conseguir sem uma equipe de Legal Operations (Legal Ops) que entenda as nuances e necessidades da organização.
Isso porque os profissionais de Legal Ops conhecem o panorama corporativo mais amplo e como direcionar o departamento jurídico em direção a um verdadeiro foco nos negócios que renderá dividendos financeiros e ajudará no avanço de suas organizações. Aliás, saber como colocar ordem nessas metas é o que torna valioso o trabalho do Legal Ops.
Nesse texto, vamos explorar as estratégias e práticas para maximizar a eficiência do Legal Ops corporativo, visando alcançar resultados jurídicos com precisão e eficiência.
Legal Ops: cada vez mais essencial
Nos primórdios dos anos 2000, o Legal Ops era apenas um conceito em seus estágios iniciais, centrado principalmente na gestão dos advogados externos. No entanto, ao nos aproximarmos do final da década de 2010, testemunhamos a introdução de ferramentas de automação para apoiar sua tarefa principal de cortar despesas e melhorar a eficácia dos departamentos jurídicos.
Uma pesquisa conduzida pelo Thomson Reuters Institute revelou que 80% dos departamentos jurídicos agora contam com pelo menos um especialista em Legal Ops em sua equipe.
Outro levantamento, feito pela Association of Corporate Counsel (ACC), com a participação de 947 profissionais de organizações em 44 países, revelou que mais da metade dos departamentos jurídicos direcionam seus recursos para financiar o Legal Ops. A ACC também descobriu que 40% dos entrevistados aumentaram a equipe dedicada ao Legal Ops em tempo integral.
Esses dados apontam claramente para uma tendência ascendente na contratação de especialistas em Legal Ops. No entanto, essa tendência não é aleatória: o setor jurídico do século XXI está experimentando mudanças significativas, expandindo-se além das tarefas tradicionais para se tornar um aliado estratégico dentro das organizações. Isso é um fato.
4 áreas onde o Legal Ops pode aumentar a eficiência da sua empresa
- Gestão de documentos: O Legal Ops ajuda a documentar todas as informações importantes de uma empresa. Na prática, isto reduz drasticamente o tempo que uma organização leva para responder a um pedido de informação, mas também simplifica o processo de gestão de contratos para as equipes comerciais.
Um sistema de gerenciamento de documentos dá sentido a todos os dados coletados das partes interessadas, internas e externas. Com essas ferramentas, sua empresa, especialmente a equipe financeira, pode criar insights e orientar decisões relacionadas a fornecedores, clientes e operações comerciais.
- Gestão financeira e orçamentária: Geralmente, quando se trata de orçamento e gestão financeira, há muita papelada envolvida. Faturas, recibos, contratos e pedidos de compra precisam ser enviados e verificados pelas partes corretas para aprovação e, em seguida, remetidos aos departamentos certos. É um ciclo interminável. Evidente que quando esse trabalho é feito manualmente, cometem-se erros com muito mais frequência.
Ao utilizar um sistema de gestão configurado pelo Legal Ops, é possível visualizar e aprovar documentos imediatamente a um local centralizado — preferencialmente de forma on-line. Mais uma vez, isso permite feedbacks de forma rápida e fácil, aumentando ainda mais a eficiência diante da burocracia.
- Planejamento estratégico: Através da análise de dados, o Legal Ops define com eficácia as metas dos departamentos jurídico, identificando indicadores-chave de desempenho e métricas. Estas previsões precisas, baseadas em dados, capacitam a empresa a planear estrategicamente as etapas dos projetos com mais precisão, levando a um melhor controle sobre os investimentos.
- Implementação de soluções tecnológicas: Uma empresa em crescimento também deve estar preparada para o futuro, o que significa utilizar a tecnologia para melhorar as operações diárias de forma escalonável. Um exemplo de tecnologia que pode ser usada para aumentar a eficiência é automatizar os processos de elaboração e aprovação de contratos, que ajuda a não sobrecarregar o setor jurídico ajuda o comercial a aumentar as oportunidades de negócios.
Eficiência para gerar valor
Embora os elementos acima ajudem a impulsionar a eficiência empresarial, não se trata de uma lista exaustiva, e sim um bom ponto de partida para compreender o papel que do Legal Ops na geração de valor.
Afinal das contas, o Legal Ops tem tudo a ver com eficiência. Como foi possível perceber, trata-se de remover barreiras, simplificar procedimentos e realizar o trabalho não apenas o mais rápido possível, mas também de uma forma que atenda às necessidades de todos os envolvidos.
Ao automatizar e integrar processos de Legal Ops, as empresas podem ser mais eficazes e prestar melhores serviços, permitindo que gastem seu tempo de maneira mais eficiente e legal para agregar valor real ao negócio.
A Studio by Future está aqui para te apoiar na coleta, estruturação, armazenamento e visualização de dados em diversas frentes.
Organizar uma equipe com essa ênfase promove uma abordagem estratégica e melhora a experiência do cliente, ao mesmo tempo em que permite que os profissionais do Direito desfrutem de uma rotina mais produtiva e equilibrada. Dessa forma, eles podem direcionar seus esforços para as tarefas mais prioritárias Entre em contato conosco e conheça nossas soluções em gestão jurídica!
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